Intranet: 10 mosse per un fallimento assicurato... e qualche consiglio per partire con il piede giusto

In questo post vi parlerò di Intranet.

Quali sono i fattori che possono minare il nostro progetto? E quali sono invece quelli che mettono le basi per il loro successo?

 

Ho pensato quindi di riflettere sulla mia esperienza nella progettazione e implementazione di portali e condividere con voi una sintesi di 10 errori più comuni da evitare e 10 pratici consigli per partire con il piede giusto.

Dieci mosse per un fallimento assicurato

Ho voluto mettermi nei panni di un “sabotatore seriale di Intranet” provando ad immaginare come riuscirebbe a minare il suo progetto in sole 10 mosse.

Ecco un ipotetico kick-off con il suo team:

“Suvvia colleghi, non penserete che la intranet serva davvero a migliorare la comunicazione aziendale, il coinvolgimento dei dipendenti, facilitare il lavoro o addirittura a centralizzare documenti e informazioni utili in un unico punto facilmente accessibile da tutti?

Insomma, noi che siamo manager seri, sappiamo benissimo che le nostre belle email e il nostro buon calendario bastano e avanzano! Macché dashboard , commenti, notifiche e gruppi di lavoro; mica abbiamo tempo da perdere con questa robaccia social!

Ho preparato un piano di dieci mosse infallibile e collaudato”

#1 - Non coinvolgiamo gli utenti finali

Ma quali workshop o interviste con gli utenti finali. Cosa ne sanno loro di Intranet?
Figuriamoci se dobbiamo perdere tempo per chiedere cosa fanno abitualmente durante l’orario lavorativo, quali sono le loro mansioni, di quali informazioni hanno bisogno, quali sono gli strumenti che usano, che difficoltà incontrano, ....
E non parliamo di farli partecipare alla progettazione, chissà cosa si potrebbero inventare. Lo sappiamo bene noi cosa fanno e di cosa hanno bisogno.

#2 - Diamo priorità alla tecnologia

Partiamo da una bella software selection!
Di certo non ci inventeremo l’acqua calda, qualcuno avrà pensato alla “intranet perfetta”; in fondo le intranet sono tutte uguali, non saremo poi così speciali.
L’importante è che ci sia il calendario, il forum, il blog, la wiki e il workflow. In qualche modo gli utenti si adatteranno.

#3 - Mettiamo i nostri obiettivi davanti a tutto e tutti

Nel progetto non siamo soli, ci sono altri stakeholder. Non ci vorremo farci mettere i piedi in testa, vero?
Non lasciamo spazio ad alcun tipo di collaborazione. Se questa intranet deve proprio vedere la luce, facciamo almeno in modo che il merito sia tutto nostro, così faremo bella figura, no?

#4 - Implementiamo tutto e subito

Non lasciamoci confondere da cose come MVP, prototipo, rilasci incrementali, o cose simili. Cercheranno di convincerci che prima vanno implementate le cose che soddisfano contemporaneamente i bisogni dell’azienda e i bisogni degli utenti e che ciò è utile per raccogliere i feedback degli utenti prima di progettare altre funzionalità.
Ma perché dovremmo rilasciare le funzioni un po’ alla volta quando possiamo lanciare tutto in un colpo solo e toglierci di torno il fornitore il prima possibile?

#5 - Non perdiamo tempo con il prototipo

Il prototipo è pericoloso: non solo dovremo allocarvi del budget ma rischierà di mettere in luce in anticipo se c’è qualcosa che non funziona!

#6 - Non facciamo alcun test di usabilità

Uno degli errori più gravi è quello di fare i test di usabilità per capire se ciò che è stato prototipato è davvero utile agli utenti e user-friendly.

 

"E se proprio dovessimo arrivare al go-live, c’è ancora speranza!"

 

#7 - Saltiamo il beta testing

Ci diranno di partire con un campione di utenti motivati in modo che possano dare preziosi consigli prima del lancio effettivo o (peggio ancora) fare da evangelisti della Intranet. Non fatelo!

#8 - Lanciamo in sordina

Facciamo il lancio in silenzio, non avvisiamo nessuno e non facciamo alcuna formazione, nemmeno ai redattori. In qualche modo se la caveranno.

#9 - Lasciamo che vada per la sua strada

Ci sono i commenti, i gruppi di lavoro, il blog. La intranet vive per conto suo!
Perché dovremmo occuparci di stimolare la produzione di contenuti, dell’engagement, della gamification o di incaricare qualcuno come Intranet Manager?

#10 – Ignoriamo il comportamento degli utenti

Evitiamo che venga monitorato il pattern di utilizzo della Intranet. Potrebbero scoprirne le aree di miglioramento o peggio ancora potrebbero nascere delle nuove esigenze!

Dieci pratici consigli per partire con il piede giusto

Ora che abbiamo visto dieci mosse che potrebbero portare una Intranet al fallimento,  proviamo a trasformarle in buone pratiche per partire con il piede giusto.

#1 – Fate una buona fase UX

Coinvolgete gruppi di utenti chiave, cercare di capire i loro reali bisogni e cosa serve loro per lavorare meglio.
https://it.wikipedia.org/wiki/User_Experience

#2 – Non mettete la tecnologia davanti ai bisogni degli utenti

Adottate un approccio user-centered e fate in modo che la scelta tecnologica agevoli il progetto piuttosto che ostacolarlo.
Scegliete una piattaforma che abbia un frame work facilmente estendibile e personalizzabile.
https://it.wikipedia.org/wiki/Progettazione_centrata_sull'utente

#3 – Create situazioni win-win per gli stakeholder

Fate una buona analisi degli stakeholder del progetto e mettete a fattor comune gli obiettivi; generate situazioni win-win
https://www.mindtools.com/pages/article/newPPM_07.htm

#4 – Partite da un MVP

Date una priorità alle funzionalità da realizzare, implementando per prime le cose che “producono maggior valore” per l’azienda e per l’utente, partite da un MVP (Minimum Viable Product) e procedete per revisioni successive.
http://gamestorming.com/games-for-design/value-map/

#5 – Prototipate

Fate un prototipo ogni volta che potete.
Prima di implementare qualcosa prototipatela per ottenere feedback e capire se siete sulla giusta direzione .
Anche se vi sembra di fare qualcosa “in più”, non temete: vi farà risparmiare tempo e soldi.
https://en.wikipedia.org/wiki/Software_prototyping

#6 – Fate testare agli utenti finali

A intervalli periodici fate i test di usabilità per capire se la progettazione che state facendo risponde a quello di cui gli utenti hanno davvero bisogno: trovano le informazioni che cercano? Trovano le funzioni con senza difficoltà?

#7 – Inserite una fase di beta-testing

Coinvolgete alcuni utenti motivati e fate provare loro la intranet per un periodo di tempo prima di avviare su larga scala

#7 – Comunicate e fate formazione agli utenti

Fate una buona comunicazione interna per il lancio e avviate un processo di formazione in anticipo gli utenti che la utilizzeranno (redattori, amministratori, utenti finali, …)

#9 – Non abbandonatela dopo il lancio

Una volta che avrete lanciato la vostra nuova Intranet non pensate che sia tutto finito; non abbandonatela a sè stessa, quello è il momento più critico.
Ricordatevi che la Intranet fa parte del vostro processo di lavoro, non dimenticatevi quindi di fare una buona pianificazione dei contenuti ed una roadmap delle funzionalità aggiuntive. 

#10 – Monitorate l’utilizzo

Utilizzate una buona strategia di web analytics per monitorare il comportamento reale degli utenti: cosa utilizzano di più, quali sono i pattern frequenti, cercate di capire cosa potete migliorare.

 

E voi come la pensate?

Quali sono gli errori più comuni che minano i progetti delle Intranet? Quali sono le best practices?

 

 

Marco Re
Marco Re
Lean & Agile Technical Project Manager, Team Leader, Facilitator